专家见解:您如何制定工作场所策略?
制定工作场所策略传统上由工作场所顾问完成,但通过正确的软件和规划,以及工作场所的良好协作,现在可以由FM管理。(专家见解:您如何制定工作场所策略?)
事实上,设施经理的首要角色和职责之一是切实保障每位员工都拥有茁壮成长所需的专用工具。无论他们的工作场所的规模如何,这都应该是。
在这方面,假设他们与人力资源和IT同行以及员工进行协商,FM通常特别适合带头制定良好的工作场所策略。
要制定工作场所策略,重点应从员工的工作方式开始。重要的是,公司正在寻求更好地使员工的利益与组织的利益保持一致。
换句话说,设施经理应该从关键利益相关者开始,然后从那里开始。
定义你的目标
职场策略源自一个问题:您的最终目标是什么?
增加利润、节省成本、提高员工满意度、提升生产效率或自主创新、构建精简的办公环境、转向混合工作以及在大动作后进行重组都是工作场所策略的共同目标。
拥有多个互补的目标也很常见。
当然,管理团队很有可能有自己的目标。但与工人沟通以弄清楚他们的目标也至关重要。
例如,他们想要更大的灵活性吗?如果是这样,组织可能要考虑实施敏捷工作或基于活动的工作。
他们想与合适的同事有更多面对面的时间吗?然后他们可能会从办公社区中受益。
他们是否要求更多的混合和远程工作?然后,他们很有可能必须要最新的、基于云的技术和专用工具来支持协作,以及多种灵活的座位选择中的一种或多种(例如办公桌轮用和酒店服务)。
评估您当前的工作场所
确定目标后,了解实现目标必须要完成哪些工作至关重要。
为此,FM应检查工作场所的当前状态。他们必须确定它可以多容易地转变以适应他们想要接受的变化。
这将包括分析当前的空间利用率以及运营和房地产成本。你在浪费空间吗?用完了吗?是否有租赁协议?
在我们大流行后的现实中,重要的是要注意,此评估的一部分将意味着切实保障对物理工作空间的一切更改都伴随着安全措施。即使工人在技术上很有可能能够在更小的空间内工作,但在可预见的未来仍必须要始终保持社交距离。换句话说,有时空间利用可能会违反健康法规的现实。健康和安全可靠将永远胜过其他考虑。
此外,鉴于健康和安全可靠限制的不断变化,FM很有可能还想考虑采用专用工具来简易化合规性。这种类型的专用工具还可以帮助缓解员工对采用办公室的焦虑。
工作场所技术的一切变化也需要IT人员的帮助。
实施和跟踪
一旦FM掌握了目标并采用空间利用率指标来了解当前的空间使用情况,就可以开始实施工作场所策略的实际工作。
希望FM已经在使用空间管理软件——很有可能与物联网传感器一起采用——它可以提供有用的洞察力,了解实际需要多少空间以及员工在哪里(以及何时)做得最好。
有了这个软件和正确的分析,他们可以开始为一切办公室重新设计做出更好的决策。
请记住,综合设施管理始终最好采用IWMS进行管理;假设IWMS已经到位,FM可以使用它来实施新的工作场所策略。
特别是,FM应该选择一个同时包含场景规划和堆栈规划的IWMS,这两者都可以允许在提交一切物理更改之前对提议的更改进行数字测试。
正确的IWMS还将跟踪实时的日常办公室使用情况,以便FM能够不断改进工作场所策略。
切实保障买入
即使工人想要更大的灵活性,改变通常也很困难。在新的工作场所策略的初期时期,员工很有可能必须要附加的勉励和支持。
因此,FM应与HR密切合作,以切实保障员工了解一切变化的原因。HR还可以帮助切实保障员工对工作场所结构的一切新变化都有明确的指导方针。
通过可视化目录为员工提供更大的可见性,以查看还有谁在使用办公室(以及何时何地),可以让他们对灵活的空间感觉更好。它还可以帮助他们在必须要时更好地与所需的人员和资源建立联系。
在实体办公室中,良好的寻路和数字标牌始终是一个好主意。特别是对于不经常采用它的员工。
同样,FM应切实保障一切新软件都是基于云的。所有应用都应该与其团队已经采用的一切协作专用工具集成化。(专家见解:您如何制定工作场所策略?)